यदि आप अपने अधिकांश काम के लिए Google डॉक्स का उपयोग करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आप एक ही दस्तावेज़ लेआउट का बार-बार उपयोग करते हैं। पुराने दस्तावेज़ों से स्वरूपण और शैलियों की प्रतिलिपि बनाने के बजाय, उस विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए टेम्पलेट बनाना बहुत आसान है। इस तरह, जब आप उस प्रकार का एक नया दस्तावेज़ तैयार करना चाहते हैं, तो आप Google डॉक्स टेम्पलेट को लोड कर सकते हैं और आपके लिए पहले से ही प्रचलित काम कर सकते हैं।

एक बार Google डॉक्स में एक सुविधा होती थी जहां आप एक टेम्पलेट बना सकते थे और इसे टेम्पलेट गैलरी में जमा कर सकते थे। इसने नए दस्तावेज़ों के लिए बार-बार उपयोग करने के लिए एक टेम्पलेट सेट करना बहुत आसान बना दिया। हालांकि, Google ने नियमित रूप से Google डॉक्स से कस्टम टेम्पलेट्स को अलग कर दिया है और इसे अपनी जीएसयूइट सेवा में स्थानांतरित कर दिया है, जिसके लिए उपयोग करने के लिए नियमित भुगतान की आवश्यकता है। नियमित उपयोगकर्ता अभी भी Google के पूर्व-निर्मित टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं लेकिन स्वयं को अपलोड नहीं कर सकते हैं। उन उपयोगकर्ताओं के लिए जो केवल टेम्पलेट बनाने के लिए भुगतान नहीं करना चाहते हैं, आइए देखें कि मैन्युअल रूप से टेम्पलेट कैसे बनाएं।

टेम्पलेट की स्थापना

इसे प्राप्त करने के लिए, हम एक दस्तावेज़ बनाने जा रहे हैं जो हमारे टेम्पलेट के रूप में कार्य करता है। यदि आप स्क्रैच से टेम्पलेट बनाना चाहते हैं, तो Google डॉक्स के मुख्य पृष्ठ पर "नया दस्तावेज़" बटन पर क्लिक करके एक खाली दस्तावेज़ बनाएं।

यदि आपके पास पहले से एक दस्तावेज़ है जो उस लेआउट का उपयोग करता है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो इसके बजाय इसका उपयोग करने में संकोच न करें। बेशक, आप इससे सभी डेटा हटाना चाहते हैं ताकि आप इसे भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए उपयोग कर सकें। किसी भी काम को खोने से बचने के लिए, आप इसे खोलकर किसी दस्तावेज़ की एक प्रति बना सकते हैं, फिर "फ़ाइल बनाएं" पर क्लिक करके "एक प्रति बनाएं ..." यह एक डुप्लिकेट फ़ाइल तैयार करेगा जिसे आप अपने टेम्पलेट के लिए स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं।

अब हम इस दस्तावेज़ को टेम्पलेट के रूप में तैयार करेंगे। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ सेट अप करें ताकि सभी मूल स्वरूपण किया जा सके, लेकिन फ़ील्ड में कोई डेटा नहीं है। इस तरह, जब हम भविष्य में टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, तो हमें बस इतना करना है कि आवश्यकतानुसार डेटा दर्ज करें। उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में, हम ऐसे दस्तावेज़ के लिए टेम्पलेट बना रहे हैं जिसके लिए आपके व्यक्तिगत विवरण की आवश्यकता है। हमने इसे स्थापित किया है ताकि सभी फ़ील्ड मौजूद हों लेकिन उनमें कोई डेटा न हो, इसलिए जब भी हम टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, हम उन्हें भर सकते हैं।

यदि यह चीजों को आसान बनाता है, तो प्लेसहोल्डर टेक्स्ट छोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें ताकि आपको याद दिलाया जा सके कि कहां जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक पत्र टेम्पलेट है, तो आप उन हिस्सों में प्रवेश करने के लिए खुद को याद दिलाने के लिए "" और "" जैसे टेक्स्ट सम्मिलित करना चाहेंगे। आप उस प्लेसहोल्डर टेक्स्ट को उस शैली में फिट करने के लिए प्रारूपित कर सकते हैं, जिसे आप अपने उत्तरों में रखना चाहते हैं, इसलिए gsuite के बिना आपको हर बार मैन्युअल रूप से परिवर्तन करने की ज़रूरत नहीं है।

एक बार जब आप अपना टेम्पलेट सेट अप करते हैं, तो दस्तावेज़ को यादगार कुछ नाम दें। अब यह स्थापित है, आपके पास भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए उपयोग करने के लिए एक टेम्पलेट है।

टेम्पलेट ढूँढना

एक बड़ी समस्या है, हालांकि: यह दस्तावेज़ आपके Google ड्राइव में हर दूसरे दस्तावेज़ के समान है! यदि आप बहुत सारे दस्तावेज़ बना रहे हैं, तो आपके टेम्पलेट की संभावना उनके बीच खो जाएगी। हर बार जब आप अपने टेम्पलेट का उपयोग करना चाहते हैं तो अपने Google डॉक्स से खोजना निराशाजनक हो सकता है। आइए जब हमें इसकी आवश्यकता हो तो हमारे टेम्पलेट को ढूंढना थोड़ा आसान बनाते हैं।

एक फ़ोल्डर बनाना

ऐसा करने का एक तरीका है "टेम्पलेट्स" नामक फ़ोल्डर बनाना और इसमें अपना दस्तावेज़ डालना। सबसे पहले, Google ड्राइव पर नेविगेट करें। फिर, किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर द्वारा कब्जा नहीं किया गया स्थान पर राइट-क्लिक करें और "नया फ़ोल्डर" पर क्लिक करें।

इस फ़ोल्डर को "टेम्पलेट्स" पर कॉल करें, फिर "बनाएं" पर क्लिक करें।

अब टेम्पलेट को फ़ोल्डर में ले जाएं। इसे फ़ोल्डर में क्लिक करके खींचकर या "फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके, " ले जाएं ... "का चयन करके और फिर टेम्पलेट फ़ोल्डर का चयन करके किया जा सकता है।

चूंकि फ़ोल्डर आमतौर पर दस्तावेजों के ऊपर बैठते हैं, इसलिए हमारे पास हमेशा हमारे टेम्पलेट्स तक स्पष्ट पहुंच होगी, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितने दस्तावेज़ बनाए गए हैं।

टेम्पलेट अभिनीत

वैकल्पिक रूप से, आप आसानी से ढूंढने के लिए दस्तावेज़ को तारांकित कर सकते हैं। दस्तावेज़ को तारांकित करने के लिए, Google ड्राइव में राइट-क्लिक करें और "स्टार जोड़ें" पर क्लिक करें।

जब आप Google ड्राइव के बाईं ओर स्थित "तारांकित" श्रेणी पर क्लिक करते हैं, तो यह केवल आपके द्वारा तारांकित दस्तावेज़ों को प्रदर्शित करता है। महत्वपूर्ण फ़ाइलों को त्वरित और आसान पहुंच प्राप्त करने का यह एक शानदार तरीका है।

टेम्पलेट का उपयोग करना

अब जब आपके पास एक टेम्पलेट सेट अप है और खोजने के लिए एक आसान स्थान पर है, तो आप दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। इसका उपयोग करने के लिए, बस Google ड्राइव में फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और "एक प्रति बनाएं।" पर क्लिक करें। यदि आप Google डॉक्स में हैं, तो आप इस आलेख में पहले से ही एक दस्तावेज़ की एक प्रति बना सकते हैं।

प्रतिलिपि को यादगार नाम दें।

इससे टेम्पलेट की एक ताजा प्रतिलिपि बन जाएगी जो आप फिट बैठकर भर सकते हैं। अब आप भविष्य में दस्तावेजों के लिए मूल टेम्पलेट को बरकरार रखने के दौरान पहले स्थापित किए गए फ़ील्ड भर सकते हैं।

मुश्किल टेम्पलेट्स

Google डॉक्स बेस से उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए टेम्पलेट को हटाने के साथ, उपयोगकर्ताओं को अब मैन्युअल रूप से अपने टेम्पलेट्स बनाना और उपयोग करना होगा। अब आप जानते हैं कि कैसे बनाना है, इसे कैसे ढूंढना आसान है, और दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग कैसे करें।

क्या आपके वर्कफ़्लो के लिए टेम्पलेट महत्वपूर्ण हैं? हमें नीचे बताएं।