दूसरों के साथ संवेदनशील जानकारी संचार करते समय ऑनलाइन सुरक्षा एक बहुत ही महत्वपूर्ण बात है। आपकी सामग्री की गोपनीयता सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं: एन्क्रिप्शन, पासवर्ड-सुरक्षा और अन्य सुरक्षा सुविधाओं को आज आमतौर पर पेश किया जाता है। जीमेल में पीडीएफ अनुलग्नकों के लिए एक और विकल्प Google क्रोम के लिए एक एक्सटेंशन है जिसे डॉकट्रैक कहा जाता है। यह एक्सटेंशन जीमेल के माध्यम से भेजते समय आपकी संलग्न पीडीएफ फाइलों के लिए सुरक्षा की एक परत जोड़ने के लिए एक आसान उपकरण है।

एक्सटेंशन को क्रोम वेब स्टोर से मुफ्त में इंस्टॉल किया जा सकता है। स्थापना के बाद, आपको डॉकट्रैक वेबसाइट के लिंक के साथ शीर्ष दाएं कोने पर एक पॉप-अप दिखाई देगा।

आपके जीमेल में डॉकट्रैकर सक्रिय होने से पहले, आपको एक मुफ्त खाते के लिए पंजीकरण करना होगा। पॉप-अप विंडो के नीचे नीले रंग (https://use.doctrackr.com) में दिए गए लिंक पर क्लिक करें। नए टैब पर, अपना डॉकट्रैक खाता बनाएं।

खाता बनाने के बाद, आपको ईमेल द्वारा पंजीकरण की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी। एक बार ऐसा करने के बाद, आपका डॉकट्रैक खाता सक्रिय हो गया है, और अब आप जीमेल में पीडीएफ अनुलग्नकों को सुरक्षित करने के लिए तैयार हैं।

यह जांचने के लिए कि क्या आपके पास सेवा ठीक से सक्रिय है या नहीं, अपने जीमेल खाते में लॉग इन करें और एक नया संदेश लिखें। आपको संदेश विंडो के नीचे एक डॉकट्रैक अटैचमेंट आइकन देखना चाहिए।

उस पीडीएफ फ़ाइल का चयन करने के लिए संवाद बॉक्स खोलने के लिए इस आइकन पर क्लिक करें जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं। संदेश विषय, शरीर और प्राप्तकर्ताओं को जोड़ने के साथ आगे बढ़ें। पूरा होने पर, भेजें बटन दबाएं।

तब एक पॉप-अप पहुंच नियंत्रण और संदेश समाप्ति विकल्पों की पेशकश दिखाई देगा। यहां आप प्राप्तकर्ताओं को संपादन और प्रिंटिंग अधिकार प्रदान करने का विकल्प चुन सकते हैं और अनुलग्नक के लिए समाप्ति तिथि असाइन कर सकते हैं।

ईमेल भेजने के लिए "सुरक्षित और साझा करें" पर क्लिक करें।

ईमेल अनुलग्नक की गतिविधि को ट्रैक करने या दूरस्थ रूप से एक्सेस अक्षम करने के लिए, पॉप-अप विंडो के निचले हिस्से में फिर से docTrackr आइकन पर क्लिक करें और फिर नीले लिंक पर क्लिक करें। यह एक और टैब खुलता है जो आपके डैशबोर्ड को दिखाएगा।

यहां से, आप docTrackr का उपयोग करके सुरक्षित फ़ाइलों की एक सूची देख सकते हैं। प्रत्येक फ़ाइल के दाईं ओर एक गियर आइकन आपको अक्षम या प्रोफ़ाइल पर क्लिक करने की अनुमति देता है। दूरस्थ रूप से अक्षम करें दस्तावेज़ को अक्षम करता है जबकि प्रोफ़ाइल आपको एक और पृष्ठ लाती है जो दस्तावेज़ की गतिविधि को दिखाती है।

जब कोई प्राप्तकर्ता खुलता है, प्रिंट करता है या दस्तावेज़ खोलने में विफल रहता है तो आप ईमेल अधिसूचनाएं भी प्राप्त कर सकते हैं। इनमें से किसी भी या सभी विकल्पों का चयन करने के लिए इस प्रोफ़ाइल विंडो पर अधिसूचना टैब पर क्लिक करें।

DocTrackr के माध्यम से भेजी गई पीडीएफ फाइलों को खोलने के बारे में ध्यान देने योग्य एक महत्वपूर्ण बात यह है कि यह केवल एडोब एक्रोबैट रीडर का उपयोग करके खुलता है। एक्सटेंशन केवल एडोब के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और Google डॉक्स, मैक ओएस पूर्वावलोकन या अन्य तृतीय पक्ष पीडीएफ व्यूअर जैसे अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ खोले जाने पर काम नहीं करेगा। साथ ही, एक मुफ्त डॉकट्रैक खाता आपको प्रति माह दस अनुलग्नक भेजने की अनुमति देता है।

सुलभ और नि: शुल्क सभी सुविधाओं को देखते हुए, डॉकट्रैक पीडीएफ फ़ाइल अनुलग्नकों को सुरक्षित करने का एक सुविधाजनक तरीका है। यह दस्तावेज़ों को सुरक्षित करने से परे चला जाता है और उन्हें भेजे जाने के बाद उन्हें ट्रैक करने की अनुमति देता है, जो कि एक दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने से अधिक करना चाहते हैं, जो एक बड़ा प्लस है।