यह आलेख Google Office सुइट श्रृंखला का हिस्सा है:

  • Google डॉक्स के लिए 5 आवश्यक टिप्स और ट्रिक्स जिन्हें आपको जानना आवश्यक है
  • Google स्लाइड्स के लिए 5 टिप्स और ट्रिक्स आपको कोशिश करने की आवश्यकता है
  • Google शीट्स का उपयोग कैसे करें: आरंभ करने के लिए महत्वपूर्ण टिप्स

विंडोज़ की शुरुआत के बाद से, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल संख्या-क्रंचिंग, स्प्रेडशीट्स, चालान, और जीवन की अन्य सभी चीजों के लिए जाने-जाने वाला प्रोग्राम रहा है जिसे आप पंक्तियों और स्तंभों के अनंत ग्रिड में व्यवस्थित करना चाहते हैं।

लेकिन चूंकि क्लाउड प्रमुखता में आया, इसलिए Google शीट कई लोगों के लिए पसंद का कार्यक्रम बन गया है। यह एक्सेल के रूप में फीचर समृद्ध नहीं हो सकता है, लेकिन पहले आंखों की तुलना में इसके लिए बहुत कुछ है।

Google शीट्स का उपयोग करने के लिए यहां कुछ युक्तियां और युक्तियां दी गई हैं, जिन्हें सुनिश्चित करना चाहिए कि आप एक चिकनी शुरुआत में उतर जाएं।

संबंधित : 10 Google शीट ऐड-ऑन आपको उपयोग करने पर विचार करना चाहिए

1. एक और स्प्रेडशीट से डेटा आयात करें

आप अपनी स्प्रैडशीट्स में से किसी एक से डेटा को गतिशील रूप से आयात करने के लिए Google शीट्स को आसानी से सेट कर सकते हैं। यह सही है यदि आप एक स्प्रेडशीट में कुछ परिणामों का योग दिखाना चाहते हैं, या यदि आप किसी तालिका के पूरे अनुभाग में स्थानांतरित करना चाहते हैं। ध्यान दें कि यह डेटा कॉपी करने जैसा नहीं है क्योंकि जब आप मूल शीट में डेटा अपडेट करते हैं, तो यह उसमें भी अपडेट होगा जिसे आप आयात कर रहे हैं।

इसके लिए सूत्र को ImportRange रूप में जाना जाता है और ऐसा कुछ दिखता है:

 = ImportRange ( "1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SHEETNAME A1: D200")

लंबा क्रिप्टिक कोड आपकी स्प्रेडशीट का यूआरएल नाम है, जिसे आप "स्प्रेडशीट्स / डी /" के बाद यूआरएल बार में पाएंगे। जहां यह ऊपर "शीटनाम" कहता है, आपको उस सटीक शीट के नाम से प्रतिस्थापित करना चाहिए, जिससे आप डेटा आयात कर रहे हैं, फिर विस्मयादिबोधक चिह्न पंक्तियों / स्तंभों की श्रेणी का प्रतिनिधित्व करता है, जिन्हें आप डेटा खींचना चाहते हैं।

2. पंक्तियों और स्तंभों को फ्रीज करें

जब आप स्प्रेडशीट बनाते हैं, तो लगभग हर मामले में, आप हमेशा अपनी स्क्रीन पर कुछ जानकारी प्रदर्शित करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने फ्रीलांस काम पर टैब रखते हैं, तो आप पेज को स्क्रॉल करते समय भी "भुगतान की गई राशि", "चालान की तिथि" और "वेबसाइट" जैसी शीर्षलेख जानकारी प्राप्त करना चाहेंगे।

ऐसा करने के लिए, आपको उस पंक्ति या कॉलम को "फ्रीज" करना होगा जिसे आप हमेशा प्रदर्शित करना चाहते हैं। बस "देखें -> फ्रीज" पर क्लिक करें, फिर उन पंक्तियों या स्तंभों की संख्या का चयन करें जिन्हें आप जमा करना चाहते हैं। यदि आप "देखें" पर क्लिक करने से पहले एक सेल का चयन करते हैं, तो आपको उस सेल तक प्रत्येक पंक्ति या कॉलम को फ्रीज करने का विकल्प मिलेगा।

3. Google शीट का उपयोग कर फॉर्म बनाएं

Google शीट्स की एक छोटी सी ज्ञात लेकिन शानदार रूप से मजबूत विशेषता फॉर्म और प्रश्नावली बनाने का विकल्प है। एक नई Google शीट खोलें, "टूल्स -> एक फॉर्म बनाएं" पर क्लिक करें, और आपको Google के फैंसी फॉर्म-बनाने ऐप पर ले जाया जाएगा।

इसका उपयोग करना बहुत आसान है। आप फॉर्म को शीर्षक और विवरण देते हैं, एक प्रश्न दर्ज करें जहां यह "शीर्षक रहित प्रश्न" कहता है, और फिर "एकाधिक विकल्प" पर क्लिक करें, यदि आप प्रारूप को बदलना चाहते हैं जहां लोग प्रतिक्रिया दे सकते हैं (एकाधिक विकल्प, चेकबॉक्स, ड्रॉपडाउन और इसी तरह) ।

प्रपत्रों के ऊपरी दाएं भाग पर, आपको विकल्पों में से एक तिहाई भी दिखाई देगा जो आपको अपने प्रश्नावली के रूप को और अनुकूलित करने देता है।

4. एक सेल में छवि डालें

इससे पहले कि आप सभी चालाक हो जाएं और इंगित करें कि Google शीट्स में छवियों को सम्मिलित करना सिर्फ "सम्मिलित करें -> छवि" पर क्लिक करने का विषय है, ठीक है, बिल्कुल नहीं। यदि आप इस विधि का उपयोग करते हैं, तो एक सेल में अच्छी तरह से रखे जाने के बजाय आपकी स्प्रेडशीट के शीर्ष पर एक छवि दिखाई देती है।

एक सेल में सीधे एक छवि डालने के लिए, सेल पर क्लिक करें, फिर टाइप करें =image("URL of the image you want to insert") । डिफ़ॉल्ट रूप से, छवि सेल आकार को अनुकूलित करते समय अपने पहलू अनुपात को बनाए रखेगी, लेकिन छवि / सेल को इच्छित आकार प्राप्त करने के लिए फ़ॉर्मूला पर कई भिन्नताएं हो सकती हैं।

  • =image("URL of the image", 2) - मौजूदा सेल आकार को फिट करने के लिए छवि को दोबारा बदलता है
  • =image("URL of the image", 3) - छवि सेल आकार को बदलने के बिना अपना मूल आकार रखती है

5. जल्दी से संख्या जोड़ें

यह एक क्लासिक स्प्रेडशीट फ़ंक्शन है और अभी तक भूलना बेहद आसान है। शुक्र है, Google शीट चीजों को आपके लिए अपेक्षाकृत आसान बनाता है। यदि आप पंक्तियों या कॉलम में संख्याओं को त्वरित रूप से जोड़ना चाहते हैं, तो बस बाएं-माउस-क्लिक का उपयोग करके गणना करने के लिए इच्छित सभी चीज़ों को हाइलाइट करें, और आप तुरंत Google शीट के निचले-दाएं कोने में उन संख्याओं का योग देखेंगे।

फिर आप नीचे-दाएं भाग पर योग पर क्लिक कर सकते हैं, और इसके बजाय आपको औसत, छोटी संख्या, सबसे बड़ी संख्या, और इसी तरह के विकल्पों को देखने के लिए विकल्पों की एक सूची मिल जाएगी।

यदि आप पंक्ति या कॉलम में आंकड़ों के समूह के कुल योग को दिखाने वाला सेल रखना चाहते हैं, तो उस सेल पर क्लिक करें जहां आप कुल दिखाना चाहते हैं, फिर =sum(A1:A13) टाइप करें जहां A1 और A13 कक्ष हैं जहां आप संख्याओं को जोड़ना चाहते हैं।

6. सशर्त स्वरूपण

आपके सामने प्रदर्शित सभी शीट डेटा को सरल बनाने के लिए कुछ रंग-कोडिंग जैसी कुछ भी नहीं है। स्वरूपण और रंग कोशिकाओं के लिए स्वचालित नियम सेट करने के लिए, "प्रारूप -> सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें।

दाईं ओर एक फलक में, अब आप "सशर्त प्रारूप नियम" का एक गुच्छा देखेंगे। यहां आप अपनी स्प्रेडशीट स्वचालित रूप से सेल को लाल रंग देने के लिए प्राप्त कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, यदि यह खाली है (तुरंत आपको पता होना चाहिए कि आपको आवश्यकता है या नहीं अतिदेय भुगतान के लिए किसी को भी पीछा करने के लिए), या एक निश्चित शब्द युक्त अपनी पसंद के रंग वाले कोशिकाओं को पेंट करें।

यहां बहुत सारे विकल्प हैं, इसलिए जंगली जाओ! आपकी स्प्रेडशीट आपकी कैनवास है।

7. अपने सेल में ड्रॉपडाउन विकल्प जोड़ना

आइए मान लें कि आप सेल की सामग्री को केवल दो (या अधिक) मानों तक सीमित करना चाहते हैं। इसे लागू करने का सबसे अच्छा तरीका ड्रॉपडाउन विकल्प जोड़ना है। ऐसा करने के लिए आपको विकल्प मान रखने के लिए एक नई शीट बनाना होगा।

1. नीचे टूलबार पर "+" आइकन पर क्लिक करके एक नई शीट बनाएं।

2. नई शीट में पहले विकल्प में अपने विकल्प मान दर्ज करें।

3. पहली शीट (या जिस शीट पर आप काम कर रहे हैं) पर वापस जाएं, उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉपडाउन डालना चाहते हैं।

4. उस पर राइट क्लिक करें और "डेटा सत्यापन" (संदर्भ मेनू के बहुत अंत में) का चयन करें।

5. "मानदंड" फ़ील्ड में, "किसी श्रेणी से सूची" का चयन करें और "डेटा" फ़ील्ड में शीट, कॉलम और सेल का चयन करें। "सेल में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएं" विकल्प को चेक करें।

6. ठीक क्लिक करें। अब आपको ड्रॉपडाउन फ़ील्ड देखना चाहिए जहां आप सेल की सामग्री को किसी विशिष्ट श्रेणी में सीमित कर सकते हैं।

निष्कर्ष

एक स्प्रेडशीट के साथ होने वाली आदर्श स्थिति नियमों का पूरा समूह होना है जो रंग-कोडिंग और गणना जैसे चीजों को स्वचालित करती है ताकि आप जितनी जल्दी हो सके तेज़ी से और कुशलता से काम कर सकें। उम्मीद है कि ये पांच युक्तियां आपको प्राप्त करने में मदद करेंगी, उसमें निहित जानकारी को एक बहुत स्पष्ट और स्प्रेडशीट के प्रबंधन की कभी-कभी बाँझ प्रक्रिया को मसाला दें।