बैठकों में, आमतौर पर कई वक्ताओं होते हैं जिनके पास कवर करने के लिए अलग-अलग एजेंडा होते हैं। बैठकों में ऊब जाना आसान है और कहा जाता है कि कुछ चीजों का ट्रैक खोना आसान है। हालांकि बैठक की मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए नियमित बैठक में भाग लेने वालों के लिए यह ठीक है, यह एक बड़ी समस्या है। उन्हें बैठक में उल्लिखित सब कुछ पर ध्यान देना होगा। लेकिन यह मीटिंग मिनट रिकॉर्डिंग का सबसे कठिन हिस्सा नहीं है; सबसे कठिन हिस्सा मिनटों को उपयुक्त श्रेणियों में सॉर्ट करना और उन्हें अपने मालिकों को भेजना है।

यह बाद का हिस्सा सबसे अधिक समय लेता है। अपने वरिष्ठ अधिकारियों के साथ ईमेल करने के लिए सही प्रारूप में सबकुछ डालने से आश्चर्यजनक रूप से बड़ी मात्रा में उपभोग हो सकता है। लेकिन यदि आप "मिनी्यूटियो" नामक एक वेब सेवा का उपयोग कर रहे हैं तो उस समय को काफी कम किया जा सकता है।

परिचय

MinutesIO एक अद्भुत और नि: शुल्क वेब सेवा है जो अपने उपयोगकर्ताओं को मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करने में मदद करती है। साइट इस तरह डिज़ाइन की गई है कि आप अपने लैपटॉप को सीधे बैठक में ले जा सकते हैं और रिकॉर्डिंग मिनट शुरू कर सकते हैं। नए खातों के लिए साइन अप करने के बिना, MinutesIO आपको मीटिंग के विवरण दर्ज करने, मिनटों को रिकॉर्ड करने, उन्हें श्रेणियां, देय दिनांक और विषयों को असाइन करने देता है। बैठक समाप्त होने के बाद, आपके रिकॉर्ड किए गए मिनट ईमेल के माध्यम से आपके वरिष्ठ अधिकारियों के साथ साझा किए जा सकते हैं। पूरी प्रक्रिया बेहद तेज़ और प्रभावी है।

प्रयोग

जब आप MinutesIO पर जाते हैं, तो शुरू करने के लिए बस बड़े हरे रंग के बटन पर क्लिक करें। साइट आपको कोई नया खाता बनाने के लिए नहीं कहती है - यह आपके ब्राउज़र में स्थानीय रूप से जानकारी संग्रहीत करती है; यह टूल की तेज़ी से प्रतिक्रिया के लिए बताता है।

बटन पर क्लिक करने से मीटिंग मिनट रिकॉर्डिंग के लिए एक नया इंटरफ़ेस खुलता है। आप वेबपृष्ठ पर दिखाई देने वाले पाठ पर क्लिक करके - मीटिंग के विवरण - शीर्षक, स्थान, समय, प्रोजेक्ट इत्यादि रिकॉर्डिंग शुरू कर सकते हैं।

आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार मीटिंग पेज पर टेक्स्ट को संशोधित कर सकते हैं और अपनी मीटिंग में फिट बैठ सकते हैं। अपनी कंपनी के नाम और मीटिंग 'स्थान दर्ज करने के अलावा, आप अपना ईमेल पता, उपस्थित लोगों के ईमेल या किसी भी व्यक्ति को बाद में मिनटों के साथ साझा कर सकते हैं। आप बैठक के लिए वैकल्पिक रूप से विवरण भी जोड़ सकते हैं।

वह क्षेत्र जो आपको मिनटों को रिकॉर्ड करने देता है, उसी तरह काम करता है: आप पाठ पर क्लिक करते हैं और इसे संपादित करने के लिए टाइप करते हैं। प्रत्येक मिनट के लिए आप बाएं फलक में कोई विषय जोड़ सकते हैं, फिर मिनट के प्रकार का चयन करें, इसके लिए एक नोट जोड़ें, बैठक में इसे किसके द्वारा कहा गया था, और वैकल्पिक रूप से उन कार्यों के लिए देय तिथि का चयन करें जो बाद में पूरा हो जाएंगे ।

जब आप मीटिंग के साथ समाप्त हो जाते हैं और अपने मिनटों को अंतिम रूप देना चाहते हैं, तो आप बाईं ओर दिखाई देने वाले चेक मार्क (ü) पर क्लिक कर सकते हैं।

इसके बाद, आपके मिनटों को अंतिम रूप दिया जाएगा और आप उसी स्थान पर साझाकरण, प्रिंटिंग और संपादन पैन को देख सकेंगे, जिसे आपने चेक मार्क पाया था।

प्रेषण बटन आपको मीटिंग के मिनटों को साझा करने देता है, जिन्हें आप ईमेल के माध्यम से साझा करना चाहते हैं। ईमेल भेजने से पहले, आपको इसका पूर्वावलोकन दिखाया गया है।

आप ईमेल के साथ-साथ शरीर के प्राप्तकर्ताओं को संशोधित कर सकते हैं। शरीर में आप पाएंगे कि आपकी मीटिंग मिनट वास्तव में एक गुप्त यूआरएल पर प्रकाशित हैं। आप यहां से यूआरएल की प्रतिलिपि बना सकते हैं और इसे सीधे दोस्तों के साथ साझा कर सकते हैं ताकि वे उन्हें ईमेल भेजने के बिना मिनटों को देख सकें। किसी भी समय अपने मिनटों पर लौटने के लिए, आप MinuteIO पर फिर से जा सकते हैं और अपने डैशबोर्ड को देखने के लिए बाएं फलक पर शीर्ष बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यहां आप अपने रिकॉर्ड किए गए मिनटों पर फिर से जा सकते हैं, उन्हें संपादित कर सकते हैं, और उन्हें साझा कर सकते हैं।

निष्कर्ष

MinutesIO किसी भी व्यक्ति के लिए एक अमूल्य उपकरण है जो मीटिंग्स के मिनट रिकॉर्ड करना चाहता है। अपने उपयोगकर्ताओं को किसी भी चीज़ के लिए साइन अप किए बिना मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए एक सहज इंटरफेस की पेशकश करके, साइट अभूतपूर्व सुविधा प्रस्तुत करती है। सभी सचिवों या लोगों के लिए जिनके कार्य मीटिंग विवरण रिकॉर्ड करना है, MinutesIO एक जरूरी बुकमार्क वेबसाइट है।

MinutesIO @ http://minutes.io/ देखें